Studentenwerk Leipzig

Vorbemerkung

Dieser Leitfaden soll allen, die sich für Kulturförderung durch das Studentenwerk interessieren, dabei helfen, einen Antrag auf Förderung zu stellen.

Die Kulturförderung des Studentenwerkes wird nach den vom Verwaltungsrat festgelegten Kulturförderrichtlinien durch den Kulturausschuss vergeben. Daher lautet die erste Frage, die sich potenzielle Antragsteller stellen müssen:

Entspricht das Projekt, für das wir Förderung beantragen möchten, in jeder Hinsicht den Kulturförderrichtlinien?

Wer diese Frage mit Ja beantworten kann und Kulturförderung beantragen möchte, muss sich, um die Antragstellung effektiv und richtig erledigen zu können, mit diesem Leitfaden auseinandersetzen. Der Kulturausschuss vergibt finanzielle Unterstützung für Kultur so unbürokratisch wie möglich, ist aber verpflichtet, die Einhaltung der Kulturförderrichtlinien zu gewährleisten, die für alle Antragsteller gleichermaßen gelten. Der Leitfaden ist ein Instrument, das helfen soll, die Qualität der Anträge zu verbessern und damit eine schnelle Bearbeitung zu ermöglichen.

Als Antragsteller sollte man sich bewusst sein, dass die Kulturfördermittel aus studentischen Semesterbeiträgen – also von allen Beitrag zahlenden Leipziger Studenten gemeinsam – finanziert werden. Antragsteller sollten auch unbedingt zusätzlich nach anderen Finanzierungsquellen suchen! Das könnten beispielsweise Studenten- und Fachschaftsräte der jeweiligen Hochschulen sein.

Beantragt man Kulturfördermittel, verpflichtet man sich, die erforderlichen Voraussetzungen für deren Erhalt zu erfüllen und alle dafür notwendigen Angaben nach bestem Wissen und Gewissen zu machen. Ist man dazu nicht bereit, muss man auf eine Förderung durch das Studentenwerk verzichten.

Wer beim Lesen des Leitfadens Verständnisprobleme hat, kann mit uns gern eine Beratung zur Antragstellung vereinbaren – aber bitte erst dann, wenn man mit dem Leitfaden allein wirklich nicht zurechtkommt.

Hinweise zur Verbesserung des Leitfadens werden vom Kulturausschuss gern entgegen genommen!

Als Antragsteller können Gruppen von Studierenden aller dem Studentenwerk zugeordneten Hochschulen auftreten, Anträge einzelner Studierender sind nicht möglich.

Beispiele für mögliche Antragsteller:

• studentische Projektgruppen und studentische Vereine,
• Studentenclubs,
• studentische Kulturensembles,
• Zusammenschlüsse ausländischer Studierender,
• Studentenräte und Fachschaftsräte usw.

Nicht-Studenten können nicht als Antragsteller auftreten und dürfen im Projektteam nicht in der Mehrzahl sein!

Es kann für die verschiedensten Arten kultureller Projekte Förderung gewährt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Projekt muss in erster Linie kulturell ausgerichtet sein, einen studentischen Charakter haben und im Ergebnis in erster Linie auf Leipziger Studierende zielen.
• Die geförderten Veranstaltungen müssen allen Leipziger Studierenden offen stehen.
• Die nicht-kommerzielle Arbeitsweise der beteiligten Studierenden und die verantwortungsbewusste finanzielle Planung des Projektes müssen gewährleistet sein.
• Der überwiegende kulturelle Charakter muss auch im Finanzierungsplan deutlich werden, was bspw. die Höhe der Kosten für Personalaufwendungen, Speisen und Getränke betrifft.

Beispiele für Projekte, die gefördert werden könnten:

• Ausstellungen,
• Faschingsveranstaltungen,
• Festivals,
• Filmprojekte,
• Konzerte,
• kulturelle Veranstaltungsreihen,
• Länderabende,
• Lesungen,
• Semesterpartys,
• Theaterinszenierungen usw.

Auch die Betätigung in kulturellen Ensembles kann gefördert werden.

Projektunabhängige Zuschüsse für studentische Kulturgruppen, Clubs, Galerien etc. können nur im Sinne einer Anschubfinanzierung und maximal für zwei Semester gewährt werden.

Nicht gefördert werden können Projekte, die in engem Zusammenhang mit dem Studium stehen, die dem Eigeninteresse eines oder nur weniger Studierender dienen, die in den Aufgabenbereich einer Hochschule bzw. einer ihrer Einrichtungen fallen, Sportprojekte und solche, die überwiegend politische oder religiöse Ziele verfolgen.

Beispiele für nicht-förderungsfähige Projekte:

• Instituts- und Absolventenfeiern,
• Fakultätsbälle,
• Alumni-Projekte,
• Arbeit von Hochschulensembles,
• Diskussionsveranstaltungen zu politischen und religiösen Themen.

Da unsere Mittel zweckgebunden vergeben werden müssen, können auch Benefizveranstaltungen nicht gefördert werden.

Die Anträge müssen spätestens 1 Monat vor Beginn des Projektes bzw. der Durchführung der Veranstaltung, der ersten Aufführung o. ä. beim Studentenwerk vorliegen. Ausnahmen müssen schriftlich begründet werden. Über die Ausnahmegewährung entscheidet der Kulturausschuss. Eine Antragsabgabe ist auch am Tag der Kulturausschusssitzung (bis zu deren Ende) möglich, sofern die Frist des Projekts dabei gewahrt bleibt. 

Bei Projekten mit großem finanziellen Aufwand gilt: Die Antragstellung an das Studentenwerk sollte im gleichen Zeitraum erfolgen, in dem man sich auch um andere Finanzierungsquellen bemüht.

Der Kulturausschuss tagt nur einmal im Monat, in der vorlesungsfreien Zeit können die Abstände zwischen den Sitzungen größer sein. Die Sitzungstermine werden auf der Webseite des Studentenwerkes veröffentlicht.

Es gilt die Faustregel: Sollte Förderung bewilligt werden, muss noch genug Zeit bleiben, in allen Werbematerialien für das geförderte Projekt auf die Unterstützung durch das Studentenwerk hinzuweisen (siehe Punkt "WAS ist sonst noch wichtig?" am Ende des Leitfadens).

Zur Beantragung ist das Formular "Antrag auf Kulturförderung des Studentenwerkes Leipzig" zu nutzen. Dieses finden Sie hier. Außerdem sind dem Antragsformular Anlagen beizufügen (siehe Punkt 4).

Verschiedene, inhaltlich/zeitlich zusammenhängende Veranstaltungen können zu einer Veranstaltungsreihe zusammengefasst und auf einem Formular beantragt werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass dann für die komplette Veranstaltungsreihe ein Finanzkonzept erstellt werden muss, was dazu führt, dass erst nach Durchführung der letzten Veranstaltung abgerechnet werden kann.

Formlose Anträge können nicht entgegengenommen werden.

Damit das Ausfüllen leichter wird, werden im Folgenden einzelne Punkte näher erläutert.

Erläuterungen zum Ausfüllen des Antragsformulares

Punkt 1.1 Name der Projektgruppe

hier ist der Name der Projektgruppe, des Vereines etc. einzutragen

Punkt 1.2 Status

hier ist aufzuführen, ob die Antragsteller eine Gruppe von Privatpersonen sind oder ob es sich um einen eingetragenen Verein, eine Arbeitsgruppe beim StuRa, einen FSR o.ä. handelt

Punkt 1.3 vollständige Adresse der Projektgruppe

hier muss die vollständige postalische Adresse der Projektgruppe, des Vereines etc eingetragen werden

Punkt 1.4 Ansprechpartner der Projektgruppe

für die Antragstellung ist von der Projektgruppe ein Ansprechpartner zu bestimmen, an den sich der Kulturausschuss bei Fragen wenden kann, die aktuellen Kontaktdaten des Ansprechpartners sind hier anzugeben

Punkt 1.5 vollständige Adresse, an die der Kulturbescheid verschickt werden soll

hier ist die vollständige postalische Adresse anzugeben, an die der Bescheid gehen soll, wenn sie von Punkt 1.3 abweicht

Punkt 2.1 Titel des Projektes

hier muss der Name der Veranstaltung/des Projektes eingetragen werden. Dabei sollte, wenn dies aus dem Titel nicht deutlich hervorgeht, auch die Art des Projektes aufgeführt werden.
Beispiel: Fotoausstellung "Durchblick" oder Theaterinszenierung "Der Kaufmann von Venedig" oder Konzert mit der Band "Blaugrün" oder aber auch nur "Semesterauftaktsparty".

Punkt 2.2 Weitere Angaben

Teilen Sie uns hier in knappen Stichworten mit, worum es in Ihrem Projekt gehen soll.

Punkt 2.3 Termin/e

Hier sind die Termine der Veranstaltungen bzw. die gesamte Projektdauer einzutragen.

Punkt 2.4 Ort/e

Hier ist der Ort einzutragen, an dem die Veranstaltung oder das Projektergebnis stattfinden, bzw. an dem das Projekt durchgeführt wird. Gibt es mehrere Veranstaltungsorte (vielleicht auch außerhalb Leipzigs), muss dies hier ebenfalls eingetragen werden.

Punkt 3.1 Gesamtkosten

Hier ist die im Finanzierungsplan kalkulierte Gesamtsumme aller geplanten Ausgaben einzutragen.

Punkt 3.2 Erwartete Eintrittseinnahmen

Mit welchen Eintrittseinnahmen rechnen Sie? Diese Summe ist hier einzutragen. Soll kein Eintritt erhoben werden, ist dies hier ebenfalls zu vermerken. Ist das der Fall, sollte im Finanzierungsplan ein kurzer Hinweis enthalten sein, warum auf Eintritt verzichtet wird.

Punkt 3.2.1 Eintrittspreise studentisch/nichtstudentisch

Hier soll der studentische Eintrittspreis und der für alle Nichtstudenten eingetragen werden.

Punkt 3.3 Eigenanteil

Sollte sich aus der Summe der beantragten Mittel und der geplanten Eintrittseinnahmen gegenüber der geplanten Gesamtsumme der Ausgaben des Projektes ein Defizit ergeben, muss das von den Antragstellern als Eigenanteil finanziert werden. In so einem Fall ist die Höhe des Eigenanteils hier einzutragen.

Punkt 3.3 Antragssumme

Wie viel Kulturförderung wird beim Studentenwerk beantragt? Bitte geben Sie die gewünschte Fördersumme hier an! Beachten Sie dabei, dass der Kulturausschuss keine fixen Förderungshöchstgrenzen hat – die Summe, die Sie bei uns beantragen wollen, sollte durch einen verantwortungsbewusst kalkulierten Finanzplan begründet sein. Der Kulturausschuss behält sich jedoch vor, die beantragte Summe im Falle der Bewilligung zu kürzen.

Punkt 3.4 Wofür soll die Kulturförderung des Studentenwerkes verwendet werden?

Hier sollte eingetragen werden, für welche Posten Ihres Finanzierungsplans die Kulturförderung genutzt werden soll.
Beispiele: Technikausleihe, Druckkosten, Raummiete o. ä. Die Förderungsauflagen des Kulturausschusses können davon abweichen, indem andere Finanzierungsposten ausgesucht werden, für die die Fördermittel eingesetzt werden sollen.

Punkt 4 Anlagen

In jeder Zeile muss angekreuzt werden, ob die entsprechende Anlage dem Antrag beiliegt. Unter "Bemerkungen" sind kurze Hinweise möglich, wenn eine Anlage noch nachgereicht wird. Das Nachreichen ist auch per Mail (an u.g. Adressen) möglich. Wichtig ist: Nur vollständige Anträge können im Ausschuss behandelt werden!

Anlage "Nachweis über den Studentenstatus der Antragsteller"
- Diese Anlage beizufügen, ist Pflicht! Der Studentenstatus der Antragsteller ist in geeigneter Form nachzuweisen, d. h. am einfachsten als formlose Namensliste der am Projekt beteiligten Studierenden mit deren Matrikelnummern (keine Kopien von Studentenausweisen oder Immatrikulationsbescheinigungen nur einzelner Antragsteller).

Anlage "Tätigkeitsbeschreibung der Antragsteller"
- Diese Anlage muss nicht unbedingt beigefügt werden. Sollte es sich aber bei der den Antrag stellenden studentischen Gruppe um einen dauerhaften Zusammenschluss handeln, kann es hilfreich sein, in ein paar Sätzen zu erläutern, was die Gruppe tut bzw. welche Ziele die Gruppe in ihrer gemeinsamen Arbeit verfolgt. Es reicht aus, wenn dies einmal pro Semester erfolgt. Bei Vereinen genügt es, wenn Auszüge aus der Satzung einmal pro Studienjahr vorgelegt werden, es sei denn, diese wird geändert.

Anlage "Projektbeschreibung"
- Diese Anlage beizufügen, ist Pflicht! Hier sollte kurz und knapp der Inhalt des Projektes erläutert werden, dabei sollte man auch versuchen darzustellen, was das beschriebene Projekt im Sinne der Kulturförderrichtlinien förderungswürdig macht. Versuchen Sie, den Kulturausschuss mit Hilfe einer aussagefähigen, aber knappen Erläuterung zu überzeugen, dass eine Förderung dieses Projektes wichtig ist!

Anlage "Finanzierungsplan"
- Diese Anlage beizufügen, ist Pflicht! Neben den Angaben auf dem Formular, die einer ersten Orientierung dienen sollen, benötigt der Kulturausschuss alle Angaben zur finanziellen Planung des Projektes. Achten Sie darauf, dass der Plan schlüssig ist und alle für das Projekt notwendigen Ausgaben und alle geplanten Einnahmen enthält. Ihn exakt zu erarbeiten, schützt Sie auch vor finanziellen Fehleinschätzungen! Führen Sie hier auch alle Summen auf, die Sie bei anderen Förderstellen oder bei Sponsoren beantragt haben, vermerken Sie dabei auch den Stand Ihrer Anfragen (Zusage, Absage, noch offen). Hier einige Posten, die auf der Ausgabenseite stehen könnten: Werbung, Miete, Technikausleihe, Gagen, Aufwandsentschädigungen, GEMA, Ausgestaltung, Versicherung usw. Hier einige Beispiele für die Finanzierung: Fördermittel, Einnahmen aus Gastronomie, Einnahmen aus Eintritten, Mittel aus Sponsoring, Eigenanteil usw.

Zu: Unterschrift
Die Anträge müssen im Original bei uns vorliegen, die Anträge müssen im Original unterschrieben sein. Der Unterzeichnende bürgt damit für den Wahrheitsgehalt und die Vollständigkeit der Angaben. Gefaxte und gemailte Anträge werden nicht akzeptiert.

Punkt 5 Beschlussfassung

Dieses Feld wird vom Kulturausschuss ausgefüllt!

Punkt 6 Überweisung der Fördermittel

In der Regel zahlen wir die Kulturförderung nicht bar aus, deshalb benötigen wir hier alle Angaben für eine Überweisung. Bitte bedenken Sie, dass unsere Überweisungen steuerliche Prüfungen nach sich ziehen können. Handelt es sich bei dem angegebenen Konto um das Konto einer Privatperson (Student), ist diese für die Aufbewahrung aller Unterlagen des Projektes zwecks eventueller späterer Prüfung durch das Finanzamt verpflichtet.

Punkt 7 Bearbeitung Rechnungswesen

Dieses Feld wird vom Studentenwerk ausgefüllt!

Der Antrag kann per Post an den Kulturausschuss gesandt, direkt im Studentenwerk abgegeben oder in den Studentenwerksbriefkasten in der Goethestraße 6 geworfen werden.

Postanschrift:
Studentenwerk Leipzig
Kulturausschuss
Postfach 100 928
04009 Leipzig

Direkte Abgabe:
- im Servicepoint des Studentenwerkes (Goethestraße 6, Erdgeschoss, im Studenten Service Zentrum, Tresenplatz 5) oder
- bei Tina Stepan, Zimmer 220 (Goethestraße 6, 2. Etage) sowie
- bei Angela Hölzel, Zimmer 206 (Goethestraße 6, 2. Etage).

In der nächsten Sitzung des Kulturausschusses wird über den Antrag beraten. Der Ausschuss beschließt dabei über die Höhe der Förderung und kann dabei auch die Zweckgebundenheit der bewilligten Mittel bestimmen.

Nach der Beschlussfassung wird den Antragstellern das Ergebnis per schriftlichem Kulturbescheid mitgeteilt. Dieser enthält die Höhe der Förderung und zeigt auch eventuelle Auflagen an.

Sollten in der Sitzung beim Kulturausschuss Fragen offen bleiben, kann die Beschlussfassung vertagt werden, dann

• enthält der Bescheid Angaben, welche Informationen noch benötigt werden oder
• ein Vertreter der Antragsteller wird in die nächste Sitzung eingeladen.

Ein Antrag kann aber auch abgelehnt werden.

In der Regel geht der Kulturbescheid eine Woche nach der Sitzung per Post beim Antragsteller ein.

Gegen jeden Bescheid kann binnen 4 Wochen nach Bekanntgabe Widerspruch eingelegt werden. Dieser ist an den Verwaltungsrat des Studentenwerkes (gleiche Postadresse wie oben) zu richten. Dieser entscheidet in seiner nächsten regulären Sitzung darüber.

Die Abrechnung muss spätestens 3 Monate nach Durchführung der Veranstaltung/des Projektes erfolgen.

Die Abrechnung muss persönlich bei Gabriele Hardtmann, Abteilungsleiterin Rechnungswesen des Studentenwerkes, vorgenommen werden.

Dazu muss rechtzeitig per Mail ein Termin bei Frau Niedenführ vereinbart werden: niedenfuehr [at] studentenwerk-leipzig [dot] de.

Die Abrechnung sollte durch einen Vertreter der Antragsteller erfolgen, der mit den Abrechnungsunterlagen vertraut ist.

Zum Abrechnungstermin müssen mitgebracht werden:

• der Kulturbescheid im Original,
• die übersichtliche und vollständige Endabrechnung sowie
• alle Originalbelege und Rechnungen (ordentlich aufbereitet).
• ein kurzer Bericht in Stichworten*, der Angaben zum Verlauf des Projektes enthalten sollte. Hier einige aufzunehmende Punkte:
  • das Projekt hat wann und wo stattgefunden,
  • wie viele Besucher/Teilnehmer waren dabei, entsprach das den Erwartungen?
  • wie viel Prozent der Besucher/Teilnehmer waren Studierende?
  • entsprachen die erzielten Einnahmen über Eintritt, Verkauf etc. den Erwartungen?
  • kurze verbale Einschätzung des Projektes
    *Projekte, die sich nach diesem Schema nicht beschreiben lassen, sind in passender Weise zu resümieren

Eventuell offene Auflagen aus dem Bescheid müssen zum Zeitpunkt der Abrechnung erfüllt sein, sonst kann keine Auszahlung der Mittel erfolgen.

Sollte der Abrechnungszeitraum nicht einzuhalten sein, ist dies dem Kulturausschuss schriftlich unter Angabe von Gründen und gleichzeitiger Nennung des möglichen neuen Abrechnungstermins mitzuteilen. Der Kulturausschuss beschließt darüber, ob eine spätere Abrechnung möglich ist und teilt dies dem Antragsteller mit. Erfolgt die Meldung des Antragstellers nicht, verfällt die Kulturförderung

Melden Sie sich bitte auch umgehend, wenn Sie feststellen, dass Sie die bewilligten Fördermittel nicht benötigen ODER wenn die Veranstaltung nicht stattfinden kann/konnte.

Die Kulturförderung des Studentenwerkes ist inzwischen ein wichtiger Unterstützer der studentischen Kulturarbeit geworden. Das wollen wir auch in der Öffentlichkeit bekannt machen. Deshalb ist mit der Förderung die Auflage verbunden, das Logo der Kulturförderung (Achtung: Bitte nicht mehr das alte Logo, sondern jenes mit dem Zusatz "Kulturförderung" verwenden!) in einer dem Projekt entsprechenden Art und Weise zu veröffentlichen (bspw. auf Werbematerialien, Abspann im Film, mündliche Nennung). Dem Ausschuss sind Belegexemplare von Plakaten, Flyern, CDs, Büchern u.ä. zu übergeben.

Wichtig ist uns aber auch, dass die Projektbeteiligten selbst darüber informiert sind, dass ihr Projekt mit Kulturmitteln des Studentenwerkes gefördert wird. Kommunizieren Sie die Förderung also auch untereinander!

Dem Kulturausschuss ist die Möglichkeit einzuräumen, sich ggf. von der Verwendung der Mittel zu überzeugen, d.h. bei Bedarf und gelegentlich werden Mitglieder des Kulturausschusses Veranstaltungen besuchen.

Wir freuen uns jetzt auf Ihren Antrag und hoffen darauf, dass er den Förderichtlinien entspricht und wir ihn genehmigen können. Wenn Sie trotz der ausführlichen Erläuterungen noch Fragen haben, rufen Sie uns an! Sollten Sie persönlich vorbeikommen wollen, vereinbaren Sie bitte telefonisch oder per Mail einen Termin mit uns!

Tina Stepan, Goethestraße 6, Zimmer 220, Tel. 0341/9659609, stepan [at] studentenwerk-leipzig [dot] de oder Angela Hölzel, Goethestraße 6, Zimmer 206, Tel. 0341/9659620, hoelzel [at] studentenwerk-leipzig [dot] de